Los sistemas de información interna son aquellos que se
generan dentro de la organización, aunque existen varios informes de registro
que los integran la finalidad de todos estos es mantener un control de las
funciones o actividades inherentes a las funciones que se realizan.
Un informe de registro de ventas, de costos, de
inventarios, de devoluciones, de movimientos de fondos, de cuentas por cobrar y
cuentas por pagar estructuran el sistema de información interna, cada uno de
estos nos permite visualizar la proyección de o vendido y nuestra actividad en
el mercado así como los diferentes costos incurridos en producción, transporte
entre otros.
Las entradas y
salidas de materia prima nos ayudan a planear el espacio disponible y nuestra
demanda a proveedores, conociendo el tiempo que tarda la transformación y
manufactura del producto terminado.
En parámetros de calidad y satisfacción de nuestros
productos y clientes el registro de devoluciones arroja un porcentaje de
actividades erróneas y nos permite la toma de decisiones antes de que el
problema se haga mas grande, con la finalidad de mantener una imagen de
excelencia al publico externo a la organización.
Las actividades antes mencionas tienen relación directa
con el capital ya que ninguna de estas puede realizarse sin solvencia
económica. Los movimientos de fondos nos permiten conocer en que se gasta, como
se gasta y para que se gasta, ya que el dinero a corto plazo y la rotación de
cajas son fondos económicos que no se pueden tomar a la ligera, y es
responsabilidad del departamento de finanzas, en justificar cada uno de los
gastos realizados durante un periodo.
No debemos olvidar
el dinero con el que aun no contamos, pero que es nuestro, esto define a
las cuentas por cobrar analizando los plazos y el tipo de cliente dependiente
de los mismos, por que si el cliente contiene un historial de adeudo y así muchos de ellos se deben tomar las medidas
pertinentes ya sea para el cobro, motivación para realizar el pago o en su
defecto planificar y organizar la solvencia a corto plazo. También se pueden
establecer beneficios al pronto pago no olvidando que la mejor estrategia es
mantener una relación cordial con nuestros clientes.
Por otra parte el historial crediticio de nosotros como
empresa es de vital importancia, ya que debemos responder a nuestras deudas o
cuentas por pagar. El financiamiento otorgado por un tercero no llega a
resolver problemas a corto, mediano y largo plazo, pero si se abusa de estas
prestaciones nuestro control financiero se ira a la baja y no podremos cubrir
los pagos a los plazos establecidos.
El informe de registros de ventas es un auxiliar
obligatorio de característica tributario en el cual se registran de manera
detallada y precisa, ordenada y cronológica, cada una de las ventas de bienes o
servicios que se realizan dentro de una organización, creando un habito en sus
operaciones se dice que una de sus funciones es la elaboración de facturas y
posteriormente se elabora un recibo de ingreso a caja.
La persona encargada de almacén deberá despachar la mercancía
lo más pronto posible, junto con la elaboración de una nota de despacho. Cada uno de los
documentos u operaciones emitidos por la empresa se irán registrando día a día
en el orden que fueron activadas. Y se dice que al finalizar cada mes se
sumaran cada una de las cuentas que se registraron por efecto de las ventas.
Como todos sabemos un control de ventas nos sirve para
saber cuantos productos se producen para luego comercializarlos, por otro lado
arroja el nivel de ventas que tiene la organización.
Los datos procesados nos sirven para poder abastecer los
recursos que se necesitan para seguir activos en el mercado.
Entrando en materia de costos la definición personal del
mismo se entiende como la relación directamente en el control de inventarios, activos
de planta y fondos gastados en actividades funcionales. Su función del informe
del registro de costos:
·
Es fijar precios de
venta
·
Establecer políticas de
comercialización
·
Facilita a la toma de
decisiones
·
Permite una evaluación
eficaz de inventarios
·
Se controla la
eficiencia de las operaciones
·
Contribuye al
planeamiento control y gestión de la empresa.
La información detallada de estos mismos nos ayuda a la
elaboración del estado de resultados y balance general, informes de control así
como análisis y estudios especiales de otras cuentas. “Su objetivo es controlar
el costo real de la producción de cualquier producto o servicio, analizados por
elemento de gastos, con todos los documentos que sirvieron de fuente para su
anotación control y conciliación.” [1]
PRIDE, William. Este es el objetivo primordial de los costos en el registro.
Implementando este tipo de informe conoceremos en que se
esta gastando ya sea en el proceso de producción, marketing, recursos humanos, etcétera
con el fin preciso de la administración, que es la toma de decisiones.
El informe de registro de inventarios es un explorador de
concentración de mercancías, donde se puede visualizar la información de todos
lo movimientos ya sean entradas y salidas de mercancía, o en estado de proceso.
Así mismo se lleva un control periódico de las mercancías que necesita la
empresa para lograr un abastecimiento oportuno.
De otra forma no se cumpliría la demanda y el departamento de producción quedara
estático y esto significa dinero perdido. No debemos olvidar que la
actualización de estos informes se debe llevar acabo cada que se adquieren
nuevas mercancías. Esto nos sirve en el registro detallado que debe entregar el
responsable de almacén marcando las existencias, las entradas y por ultimo las
salidas a producción de materias primas.
Cada retorno de un producto vendido que no satisfizo al
cliente deberá ser ajustado a clausulas contractuales, a motivos comerciales económicos
o de otra índole. Su clasificación es la siguiente:
- · Devoluciones a proveedores
- · Devolución de mercancía por parte de clientes
- · Devoluciones de bienes por garantía
- · Devoluciones a tienda
- · Devoluciones de consumidor
Las empresas tienen derecho a la devolución de mercancías
maltratadas a sus proveedores de igual forma el cliente de aquella empresa goza
de los mismos se debe elaborara un reporte que incluya los desperfectos del
bien y orden de servicios de la turna, este será dirigido al departamento de
servicios generales para su reparación. Posteriormente se verificara el número
de inventario y se determinara si se encuentra o no en garantía.
Todo este proceso nos ayuda a establecer el control y
registro de las devoluciones o reposiciones efectuadas ante proveedores por
garantías de bienes que presentan fallas o defectos así como llevar su seguimiento cada
devolución volverá a registrase como una entrada especificando las
observaciones del suceso que determino esta actividad.
El movimiento de fondos se caracteriza por contener
información que refleja el resultado de una investigación o de un trabajo,
adaptado al contexto de una situación determinada contemplando los movimientos
de capital de las diversas operaciones que realiza la organización.
Algunas de las características de este tipo de informe
son las siguientes:
·
El calendario de cobros
y pagos determina el movimiento de fondos, que es la base para evaluar la
rentabilidad de cualquier proyecto.
El movimiento de fondos
se estructura como una lista de valores uno por periodo, son la diferencia
entre el total de cobros y el total de pagos correspondientes al periodo del
que se trata.
·
Una herramienta puede
ser la generación de una tabla que nos será útil para organizar la información
del dinero manejado en inversiones a corto, mediano y largo plazo.
No se puede omitir el hecho de que a lo relativo al
movimiento de fondos hay una notable confusión terminológica y el responsable
deberá implementar términos adecuados para los gerentes de los diferentes
departamentos.
La importancia de este informe nos permite registrar los
movimientos de fondos y otros estados de cartera como:
·
El ingreso de valores
·
Información de datos de
los valores recibidos y seguimiento hasta su deposito o entrega.
·
La administración de
cupones o tarjetas de crédito y su proyección de cobranza, elementos clave para
la toma de decisiones
Las compañías, para desarrollarse, necesitan información
rápida, oportuna y suficiente, Cada día las empresas enfrentan nuevos desafíos:
deben alcanzar niveles máximos de calidad y satisfacción de sus clientes,
lanzar nuevos productos, posicionar y consolidar los ya existentes, buscar
mayor participación de mercado, etc.[2] MARTIN, E. T..
Las cuentas por cobrar representa derechos exigible
originados por ventas, servicios prestados u otorgamiento de presamos, son
créditos a cargo de clientes y otros deudores que continuamente se convierten
en bienes o valores mas líquidos disponibles tales como efectivo.
El factoraje financiero es una herramienta de solvencia
económica para las empresas, se entiende como la compra de documentos de valor
por parte de nuestros clientes o deudores a un tercero que en este caso es la
institución financiera. Como ya lo habíamos mencionado la rapidez que nos
brinda este tipo de transacción nos ayuda a solventar gastos de operación diaria.
Los tipos de cuentas por cobrara mas conocidos son los siguientes:
- 1) Clientes
- 2) Documentos por cobrar
- 3) Funcionarios y empleados
- 4) Deudores diversos
A continuación se tratara de explicar cada una de las
antes mencionadas:
·
Representa la suma de
dinero que corresponde a la venta de mercancía
·
Son cuentas por cobrar
documentadas a través de letras, pagares y otros documentos del mismo índole
·
Son partidas por cobrara
las originadas por prestamos a funcionarios de la compañía, o al publico
exterior
·
Corresponde a todas
aquellas cuentas por cobrar que no
prevengan de las operaciones comerciales
Como finalidad podemos decir que son todos aquellos
registros de las operaciones originadas
por adeudos de clientes, de terceros o de funcionarios y empleados de la compañía.
No menos importante del informe de registro de cuentas
por pagar se entiende como las deudas que tiene la empresa por concepto de
bienes y servicios que se compran a crédito.
Los documentos que integran el informe de registro de
cuentas por cobrar son los siguientes:
- · Documentos por pagar a bancos
- · Documentos por pagar a proveedores
- · Porción de la deuda a largo plazo con vencimiento a un año
- · El anticipo de los clientes por pronto pago
- · Compañías afiliadas
- · Dividendos por pagar a accionistas
Todas y cada una de las transacciones antes mencionadas
tienen como objetivo complementar el registro de cuantas por pagar, ya que se
lleva acabo el manejo de las deudas así
como el vencimiento de las mismas, esto le permitirá a la empresa gozar de una
buena situación crediticia y retener el dinero el mayor tiempo posible,
buscando negociaciones que nos permitan extender los plazos el mayor tiempo
posible, por que de ninguna manera se deben descuidar las inversiones primordiales
que necesitan la inyección de capital económico. ° Este sistema facilita a la
alta gerencia el tomar decisiones, automatizar procesos operativos y lograr
ventajas competitivas a través de su implantación y uso dentro de la misma
organización.°[3] LEVITT, Theodore.
Mediante el presente ensayo nos podemos dar cuenta que
todos lo registros de cuentas llámense ventas, costos, inversión de fondos,
inventarios, documentos por pagar y documentos por cobrar se interrelacionan entre si. Ninguno de lo
antes mencionados goza de independencia, ya que necesitan de las actividades
del departamento vecino para poder estructurar el propio.
La comunicación interna de una empresa es un fundamento
primordial para lograr el éxito de los objetivos planteados, conociendo la
misión y visión se pueden establecer rutas de mejora continua que nos ayudan a
la resolución de contingencias que pueden existir dentro de una organización.
Es por eso que los sistemas de información son los cimientos de la comunicación
detallada de datos y el personal calificado es responsable de traducir estos
informes a conveniencia de sus funciones diarias. Todos lo registros deberán
ser capturados y almacenados bajo la norma de seguridad ISO 27000 como
sugerencia de calidad de los datos arrojados por la entidad.
Las operaciones internas no deberán contar con barreras
entre los departamentos, la funcionalidad y el análisis de los diferentes
métodos utilizados llevan a la organización a un camino de logros.
Es por eso que los informes internos deberán trabajar en
armonía coayudándose unos a otros implementando tecnología adecuada para contar
con la rapidez que algunos procedimientos que así lo requieran, esto en fervor
al crecimiento como personas, profesionistas e institución.
Referencia
bibliográfica.
"Administración
de los Sistemas de Información" 3era edición. Prentice Hall. 1996.
LAUDON, Keneth.
"La Planeación en Mercadeo". Prentice Hall. 1997. Libro Interactivo.
LEVITT, Theodore.
"Comercialización Creativa". Compañía Editorial Continental. México. 1986. 191 pág.
LEVITT, Theodore.
"Innovation in Marketing". McGraw Hill. 203 pág.
MARTIN, E. T.
"Marketing". Core Business Program. 1983. 127 pág.
MIGUEL, Salvador.
"Investigación de Mercados". Mc Graw Hill. 1986.
MORRIS, Daniel
"Reingeniería: Cómo aplicarla con éxito a los negocios". Mc Graw Hill. 1994. 282 pág.
PEPPERS, Don.
"Uno por Uno: el Mercadeo del siglo XXI". Editorial Vergara, 1996. 340 pág.
PRIDE, William.
"Marketing: Concepto y estrategias". 9na edición. McGraw Hill. 1997. 877 pág.
TAPIAS, Jairo
"La Investigación de Mercado: a su alcance". Editorial Norma. Bogotá, Colombia. 1980. 64 pág.
LAUDON, Keneth.
"La Planeación en Mercadeo". Prentice Hall. 1997. Libro Interactivo.
LEVITT, Theodore.
"Comercialización Creativa". Compañía Editorial Continental. México. 1986. 191 pág.
LEVITT, Theodore.
"Innovation in Marketing". McGraw Hill. 203 pág.
MARTIN, E. T.
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MIGUEL, Salvador.
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PEPPERS, Don.
"Uno por Uno: el Mercadeo del siglo XXI". Editorial Vergara, 1996. 340 pág.
PRIDE, William.
"Marketing: Concepto y estrategias". 9na edición. McGraw Hill. 1997. 877 pág.
TAPIAS, Jairo
"La Investigación de Mercado: a su alcance". Editorial Norma. Bogotá, Colombia. 1980. 64 pág.
Muy buena información
ResponderEliminarPubliquen mas de Administración
Si